Đạo luật Tự do Thông tin của Virginia đảm bảo cho công dân của Khối thịnh vượng chung và đại diện của phương tiện truyền thông quyền truy cập vào hồ sơ công khai do các cơ quan công, viên chức công và nhân viên nhà nước nắm giữ. VBOA lưu giữ hồ sơ liên quan đến kỳ thi CPA và giấy phép.
Hồ sơ công khai là bất kỳ văn bản viết hoặc bản ghi âm nào - bất kể là hồ sơ giấy, tệp điện tử, bản ghi âm thanh hoặc video hoặc bất kỳ định dạng nào khác - được chuẩn bị hoặc sở hữu bởi, hoặc do một cơ quan công hoặc các viên chức, nhân viên hoặc đại lý của cơ quan này nắm giữ trong giao dịch công việc công. Mọi hồ sơ công khai đều được coi là công khai và chỉ có thể được giữ lại nếu có miễn trừ theo luật định cụ thể. VBOA lưu giữ hồ sơ về cấp phép CPA và hành động kỷ luật, cũng như hồ sơ chung liên quan đến hoạt động của cơ quan. VBOA có thể giữ lại hồ sơ theo các miễn trừ theo luật định để công bố, bao gồm hồ sơ về các cuộc điều tra đang diễn ra và hồ sơ liên quan đến tài liệu tài chính cá nhân.
Chính sách và mục đích của FOIA là nâng cao nhận thức của mọi người về các hoạt động của chính phủ. Để thúc đẩy chính sách này, FOIA yêu cầu luật phải được giải thích theo hướng tự do, có lợi cho việc tiếp cận và bất kỳ miễn trừ nào cho phép giữ lại hồ sơ công khai phải được giải thích theo hướng hẹp.
Quyền FOIA
Hồ sơ có thể được yêu cầu qua thư Hoa Kỳ, fax, email, trực tiếp hoặc qua điện thoại. FOIA không yêu cầu yêu cầu phải được viết bằng văn bản, cũng không nêu cụ thể đó là yêu cầu FOIA.
Cá nhân có quyền yêu cầu ước tính trước bất kỳ khoản phí nào cho các hồ sơ được yêu cầu.
Nếu một cá nhân tin rằng quyền FOIA đã bị vi phạm, họ có thể nộp đơn lên tòa án quận hoặc tòa án liên bang để buộc tuân thủ FOIA. Ngoài ra, cá nhân có thể liên hệ với Hội đồng FOIA để xin ý kiến tư vấn không ràng buộc. Hội đồng FOIA cũng cung cấp mẫu đơn góp ý công khai trực tuyến trên trang web của họ liên quan đến việc hỗ trợ hồ sơ theo yêu cầu.
Yêu cầu hồ sơ từ VBOA
Cá nhân có quyền yêu cầu kiểm tra hoặc nhận bản sao hồ sơ công khai hoặc cả hai.
Yêu cầu phải xác định các hồ sơ được yêu cầu với “tính cụ thể hợp lý”. Đây là một tiêu chuẩn thông thường. Nó không đề cập đến hoặc giới hạn khối lượng hoặc số lượng bản ghi được yêu cầu; thay vào đó, nó yêu cầu một cá nhân phải đủ cụ thể để VBOA có thể xác định và định vị các bản ghi thích hợp.
Yêu cầu phải yêu cầu hồ sơ hoặc tài liệu hiện có. FOIA trao quyền kiểm tra hoặc sao chép hồ sơ; nó không áp dụng cho một tình huống mà các câu hỏi chung về công việc của VBOA được đặt ra, cũng như không yêu cầu VBOA tạo ra một bản ghi không tồn tại.
Hồ sơ có thể được nhận ở bất kỳ định dạng nào mà VBOA sử dụng trong quá trình kinh doanh thông thường.
Việc đưa ra yêu cầu FOIA không phải là một quá trình đối đầu. VBOA có thể cần thảo luận hoặc làm rõ các yêu cầu với cá nhân.
Yêu cầu về hồ sơ có thể được gửi đến Cố vấn Chính sách và Thông tin VBOA qua thư tại 9960 Mayland Drive, Suite 402, Henrico, VA 23233, email tại alessandra.gabriel@boa.virginia.gov, điện thoại tại (804) 367-0728, hoặc fax tại (804) 527-4409.
Ngoài ra, Hội đồng tư vấn về Tự do thông tin cũng sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc về FOIA. Có thể liên hệ với Hội đồng qua email tại foiacouncil@dls.virginia.gov hoặc qua điện thoại tại (804) 698-1810 hoặc 1-866-448-4100.
Trách nhiệm của VBOA trong việc trả lời các yêu cầu
VBOA phải trả lời các yêu cầu trong vòng năm ngày làm việc kể từ khi nhận được yêu cầu. Ngày 1 được coi là ngày sau khi nhận được yêu cầu. Khoảng thời gian năm ngày không bao gồm cuối tuần hoặc ngày lễ.
Lý do cho yêu cầu hồ sơ không cần phải được đưa ra. FOIA cho phép VBOA yêu cầu cá nhân cung cấp tên và địa chỉ pháp lý.
Đạo luật FOIA yêu cầu VBOA đưa ra một trong những phản hồi sau trong thời hạn năm ngày:
- VBOA cung cấp đầy đủ các hồ sơ theo yêu cầu.
- VBOA sẽ giữ lại tất cả các hồ sơ được yêu cầu vì tất cả các hồ sơ đều phải tuân theo một miễn trừ theo luật định cụ thể. Nếu tất cả hồ sơ đều bị giữ lại, VBOA phải gửi cho cá nhân đó phản hồi bằng văn bản. Văn bản đó phải xác định khối lượng và nội dung của hồ sơ đang được giữ lại và nêu rõ phần cụ thể của Bộ luật Virginia cho phép giữ lại.
- VBOA cung cấp một số hồ sơ được yêu cầu nhưng giữ lại một số hồ sơ khác. VBOA không thể giữ lại toàn bộ hồ sơ nếu chỉ một phần của hồ sơ đó được miễn trừ. Trong trường hợp đó, VBOA có thể biên tập phần hồ sơ có thể bị giữ lại và phải cung cấp cho cá nhân phần còn lại của hồ sơ. Phải cung cấp phản hồi bằng văn bản nêu rõ phần cụ thể của Bộ luật Virginia cho phép giữ lại một phần hồ sơ được yêu cầu.
- VBOA thông báo cho cá nhân bằng văn bản rằng hồ sơ được yêu cầu không thể tìm thấy hoặc không tồn tại. Tuy nhiên, nếu VBOA biết một cơ quan công quyền khác có hồ sơ được yêu cầu, họ phải đưa thông tin liên hệ của cơ quan công quyền đó vào trong phản hồi.
- Nếu VBOA không thể phản hồi yêu cầu trong thời hạn năm ngày, họ phải nêu rõ bằng văn bản những điều kiện khiến cho việc phản hồi trở nên không thể thực hiện được. Điều này sẽ cho thêm bảy ngày làm việc, tổng cộng là 12 ngày làm việc để phản hồi.
Nếu yêu cầu cung cấp số lượng hồ sơ lớn và VBOA cảm thấy họ không thể cung cấp hồ sơ trong vòng 12 ngày làm việc mà không làm gián đoạn các trách nhiệm tổ chức khác, VBOA có thể gửi đơn yêu cầu tòa án gia hạn thêm thời gian để phản hồi yêu cầu. Tuy nhiên, FOIA yêu cầu phải có nỗ lực hợp lý để đạt được thỏa thuận về việc cung cấp hồ sơ trước khi ra tòa để yêu cầu gia hạn thêm thời gian.
Chi phí
Cá nhân có thể phải trả tiền cho các hồ sơ được VBOA yêu cầu. FOIA cho phép tính phí thực tế cho việc trả lời các yêu cầu FOIA. Điều này sẽ bao gồm các mục như thời gian nhân viên dành cho việc tìm kiếm hồ sơ được yêu cầu, chi phí sao chép hoặc bất kỳ chi phí nào khác liên quan trực tiếp đến việc cung cấp hồ sơ được yêu cầu. Không thể bao gồm chi phí chung. Cá nhân có thể yêu cầu báo giá trước.
Nếu VBOA ước tính sẽ tốn nhiều hơn $200 để trả lời yêu cầu, họ có thể yêu cầu đặt cọc, không vượt quá số tiền ước tính, trước khi tiếp tục yêu cầu. Khoảng thời gian năm ngày không bao gồm thời gian giữa yêu cầu đặt cọc và phản hồi.
Nếu một cá nhân nợ tiền từ yêu cầu FOIA trước đó chưa được thanh toán trong hơn 30 ngày, VBOA có thể yêu cầu thanh toán hóa đơn quá hạn trước khi phản hồi yêu cầu FOIA mới.
Cơ quan công có thể tính phí hợp lý không vượt quá chi phí thực tế phát sinh khi truy cập, sao chép, cung cấp hoặc tìm kiếm hồ sơ theo yêu cầu và phải nỗ lực hết sức để cung cấp hồ sơ theo yêu cầu với chi phí thấp nhất có thể. Không một cơ quan công nào được áp dụng bất kỳ khoản phí hoặc chi phí trung gian, phí ngoài luồng hoặc phí thặng dư nào để bù đắp chi phí chung liên quan đến việc tạo hoặc lưu giữ hồ sơ hoặc thực hiện hoạt động kinh doanh chung của cơ quan công. Bất kỳ khoản phí sao chép nào do cơ quan công quyền tính không được vượt quá chi phí sao chép thực tế. Trước khi tiến hành tìm kiếm hồ sơ, cơ quan công quyền phải thông báo cho người yêu cầu bằng văn bản rằng cơ quan công quyền có thể tính phí hợp lý không vượt quá chi phí thực tế phát sinh trong quá trình truy cập, sao chép, cung cấp hoặc tìm kiếm hồ sơ được yêu cầu và hỏi người yêu cầu xem họ có muốn yêu cầu ước tính chi phí trước khi cung cấp hồ sơ được yêu cầu theo quy định tại tiểu mục F của § 2.2-3704 của Bộ luật Virginia hay không
